業務で必須のツールであるエクセル。使い勝手も良く、多くの場面で使用します。一方、なんでもエクセルを使うようになってしまうと、非効率であると感じることも増えてきます。「似たようなファイルがあってどっちに書けばいいか迷う」「二重管理になっており、手間が増え煩雑になっている」のような悩みをもっているのではないでしょうか。
この記事では、エクセルで管理台帳を作成した場合のデメリットを整理し、代替としてWebツールを使用した時のメリットをお伝えします。
エクセルで管理する情報と限界
最初にエクセルを用いて、よく管理される情報と、エクセルでできることの限界をお伝えします。
管理する情報の種類
エクセルを用いて管理される情報を例として3つ挙げます。
- 予実管理
- 経費などの予実管理に使用されます。
- 期初に予算計画をたて、経費を使うたびにエクセルに入力していきます。
- 関数やマクロを用いて、予算の残額が計算されるようにしておきます。
- 営業管理
- 営業メンバーが、いつ、誰が、どこへ訪問するかなど、営業状況の管理をエクセルで行います。
- エクセルのフィルタ機能を使用すれば、営業担当者ごとの状況確認や、月ごとの営業状況の確認がすぐにできます。
- 顧客関係管理
- 顧客先の氏名や住所などの情報や、購買履歴、商品購入金額の管理に使用します。
- 顧客ごとの単価などの計算にも利用できます。
エクセル管理でできることの限界
エクセルで管理する情報例のように、手軽かつ、幅広い用途で使用できるのがエクセルのメリットです。
一方、便利だからといって使いすぎると、機能や性能に限界を感じて、非効率さを感じる場面が増えてきます。
この後、エクセル管理のデメリットを解説していきます。
エクセル管理台帳のデメリット
エクセル管理台帳を使い続けた場合のデメリットをお伝えします。
1人で使用していれば、あまり感じないデメリットですが、会社として複数人で大量のデータを扱うようになってくると、感じてくる事柄です。
データが多く重くなる
エクセルに入力されているデータが多くなると、エクセルソフトの動作が重くなります。
エクセルを使用しているならば、複数のシートに分けての管理や、フィルタやソートなどの機能、関数を用いた計算などを使って、データ管理することが増えます。
扱うデータが多くなると、何か操作をする度に、動きが遅くなってきます。
同時編集ができない
複数人で同時編集ができないのもデメリットです。
エクセルは基本的にはファイルの持ち主が編集します。
管理する情報は予算や経費、勤怠や営業情報など、複数人が入力したい情報が多いです。
エクセルは1人が編集していると、他の人は保存ができません。
同時に編集できないため、別ファイルで編集します。1人目が編集していた内容を、2人目が編集した時に上書きして、1人目の編集内容をけしてしまう事故が発生することもあります。
二重管理が発生しやすい
同時編集ができない状況だと、少し違った情報を別ファイルで管理したくなってきます。
そうすると、二重管理が発生しやすくなります。
二重管理になってしまうと、登録者名に紐づく情報を2つのファイルで持っていた場合、登録者が削除されたら、2つのファイルから情報を削除する必要があります。
手間も増えることになります、作業も煩雑になるため、ミスが発生しやすくなります。
Webツールを使うメリット
エクセルの改善案としてWebツールを使うと、多くのエクセルのデメリットを解消できます。
ここでは、Webツールを使うことのメリットを3つ紹介します。
編集が早い
1つ目は、編集が早いことです。
Webツールはネットワーク上のサーバーで処理されることが多いです。
サーバーの多くは、個人パソコンよりも性能が高いため、編集などの作業が早いという特徴があります。
また、ツールの構成が管理台帳用に最適化されているため、編集が早いです。
例えば、データの中身はデータベースと呼ばれる、情報だけを格納する場所と、Webツールでユーザーが操作する機能は分離されたつくりになっています。
ユーザー操作に使用するデータはデータベースから読み込むようになっており、役割が分離されているため、早く効率的な処理が可能です。
複数人で編集ができる
2つ目のメリットは、複数人で編集ができることです。
Webツールはもともと、複数人で編集ができることを想定して設計されているため、同時編集が可能です。
同時に編集しても、ツール側でうまくデータを処理して、同時に編集されたデータが反映されるようになっています。
エクセルlのように、他人の変更を上書きして、消してしまうような事故の心配をする必要はありません。
一元管理できる
3つ目のメリットは、情報を一元管理できることです。
同時編集が可能であるため、別ファイルにする必要もなくなり、一元管理できます。
Webツールは入力項目なども柔軟に増減できるため、一元管理がしやすいツールです。
一元管理によって、いくつかのファイルを見に行く手間もなくなりますし、メンテンナンスが行き届かなくなることを防げるのは大きなメリットです。
まとめ
今回の記事では、エクセルで営業情報や顧客情報などを管理した場合に生じるデメリットをお伝えし、代替としてWebツールを使った場合のメリットを紹介しました。
使い慣れているエクセルであるため、何かと使用する場面が多くなりやすいですが、脱エクセルをして、Webツールを使用すると業務効率が大きく上がることがあります。
エクセルでの情報管理に不満を持っている方は、エクセル以外のツールで解決できないか検討してみると良いでしょう。
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