総務の業務は多岐にわたり、また他部門よりも非効率な業務が多いため、慢性的な人手不足に陥りやすい部門のひとつです。大きな要因の一つとして、部門間連携の悪さやデジタル化の遅れが挙げられるでしょう。
そこで、総務部門のDX化を進めることで業務効率化を実現することが可能です。総務部門にとって負担が減り、働きやすくなるだけでなく、経営陣にとっても人件費削減ができる大きなチャンスです。
本記事では、総務部門DX化のメリットと進め方について、事例を紹介しながら解説いたします。
総務部門をDX化するメリットとは？
総務部門は幅広い業務を担当しており、一部の業務は今でもアナログで行われています。そこで、RPAやチャットbot、電子承認や電子押印サービスなどのITツールを活用することで、業務の効率化・自動化を大幅に進めることが期待できます。総務部門の工数削減は社内全体の業務効率化にもつながり、全社的な生産性の向上につながる可能性もあるでしょう。
総務部門のDXによるメリットを紹介いたします。
ヒューマンエラーの削減・業務スピードの向上
長時間事務作業をしていると、どうしてもミスが発生しがちです。事務作業におけるヒューマンエラーは、時に企業に甚大な被害をもたらす可能性があります。
デジタルツールを導入することで、入力ミスや漏れがなくなるため、今まで起きていたヒューマンエラーが削減され、作業時間も大幅に短縮されるでしょう。また、総務部門での業務がスピーディーになりエラーがなくなることで、他部門での業務効率化にもつながります。
働き方改革の推進
総務部門のDXが進めば、総務部社員の残業をなくすことも可能です。ペーパーレス化がすすめば、総務部社員のリモートワークが可能になり、働き方改革を推進することもできるでしょう。
人員削減・DXの推進
他部門との連携が必要不可欠な総務部門のDXが推進することで、全社的なDX推進が叶います。それに伴い、生産性の向上も期待できるでしょう。
また、これまで多くの人員が必要だった総務部門の業務をデジタル化で削減できれば、人件費の削減にもつながります。慢性的な人的リソース不足の解消にも最適なソリューションといえるでしょう。
総務部門DXの進め方
総務部門のDXを進めるためのステップを紹介いたします。
既存業務の棚卸
まずは総務部門がかかえている既存業務を棚卸し、見直しをしましょう。総務部門は多数の業務を同時進行で抱えているため、全ての業務で無理にDX化を推進しようとすると、表面的なデジタル化しか進まず、現場を混乱させてしまう可能性があります。
まずは総務部門の既存業務を棚卸し、業務内容を整理します。不要な業務があれば、切り捨てるなど、業務体制を見直し、業務フローを改善することで、DX化できる業務を見つけることができるでしょう。
自動化できる業務の選定
既存業務を見直したら、自動化できる業務を選定します。ルーティンワークになる作業は自動化に最適です。社員の各種手続きや顧客の問い合わせ管理、データ入力などは、自動化することで大きな恩恵をうけられるでしょう。
RPAの導入
総務部のDXにおいて、RPAの導入は非常に有効です。
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称で、ソフトウェアロボットを活用したプロセス自動化技術のことです。従来、人間が行っていたルーティンワークや繰り返しの業務を自動化する技術で、Excelやデータベースなどのアプリケーションを自動的に操作して、入力・出力処理などを行うことができます。
RPAを導入することにより、人間の手で行っていた作業を短時間で行うことができるため、業務の効率化や品質向上、コスト削減などのメリットが期待できます。特に、書類管理やデータ入力などのルーチンワークが多い総務部門ではRPAで業務を自動化することで、大幅に業務の効率化を図ることができるでしょう。
RPA導入事例
勤怠管理や有給申請など、業務プロセスが決まっているものはRPAで自動化することができます。
総務にRPAを導入した事例としては、勤怠管理システムからデータをCSV出力し集計・計算し、残業時間を算出するプロセスを自動化した企業があります。従来は、社員全員の勤務時間を手作業でエクセルに入力・集計し、残業時間を算出していた為、業務に2日程度かかっていましたが、RPA導入で自動化したところ、業務が2時間で完了するようになりました。他の業務でも適用できないか、業務の見直しを進めているそうです。
まとめ
総務部のDXをすすめることで、社内全体の業務効率化が図れます。まずは自動化できる業務を探しRPA導入から進めてみてはいかがでしょうか？
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