近年、耳にすることが多くなった「DX」という言葉。DXとは業務をデジタル化することだと思っていませんか？実は、単純に業務をデジタル化することとは違います。
今回の記事では、DXの意味や概要を説明し、DX推進を進めていくポイントを解説していきます。
DX、デジタル化の違いとは？
デジタル化の定義と意味
初めにデジタル化の定義と意味について説明します。
デジタル化とは、アナログな情報をデジタル情報に変換し、処理、管理することです。具体的には、紙の書類を電子データ化したり、写真や動画をデジタルデータ化したりすることなどが含まれます。
デジタル化の目的は、情報の共有や管理を効率化すること、検索性を向上させること、データ分析を可能にすることなどです。
DXの定義と意味
つぎにDXの定義と意味について説明します。
DXとはDigital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）のことで、英語圏では「Trans」を「X」と書く習慣があるため、DXと呼んでいます。
DXの定義は総務省が発表した「ガバナンスコード」に次のように記載されています。
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」
つまり、業務をデジタル化するだけでなく、デジタル技術を活用して、ビジネスモデルや企業風土まで変革していくことです。
広義でDXをとらえるならば、生活や社会をさまざまな面でより快適な方向に変化させるものといえます。
DXでデジタル化できる業務の例
最初にDXのイメージがわきやすいように、DXによってデジタル化し業務効率ができる例を簡単に紹介します。
- 勤怠・労務管理
バラバラに管理されていた人事関連の情報を1つに集約することで、管理業務を効率化します。例えば、出退勤管理を自動でおこなったり、勤怠情報の集計をデジタル化して効率化したり、働き過ぎた場合には検知・通知してくれるような事ができます。
- オンラインミーティング
コロナの影響により、多くの企業で使用されているオンラインミーティングもDXの1つです。これまで遠隔地の人と打ち合わせをするには、出張をするのが当たり前でした。オンラインミーティングを利用すれば、移動時間は0で打ち合わせができます。
交通費も移動時間も削減できる効果的なDXといえるでしょう。
デジタル化することの危険性
デジタル化することのメリットは大きく、効率化できることがたくさんありますが、危険性もあります。
危険性を確認したうえで、DX導入を進めるようにするようにしましょう。
デジタル化に対応できる人材やスキルが必要
デジタル化を進めていくには、デジタル化に対応できる人材やスキルが必要です。デジタルシステムを導入する場合には、自社にシステムを入れられるか、そのシステムが最適であるかの判断など広く深い知見が必要です。
導入後も、それを使いこなすスキルが必要です。今までほとんどの業務が紙面でやりとりしていたことを急にデジタル化したならば、メンバーが戸惑うことも考えられます。
デジタル化したシステムを使って業務を進めていくには、会社全体でスキルを底上げしていく必要があります。
セキュリティリスクに注意する
デジタル化を進めるならば、セキュリティリスクに注意が必要です。
クラウドサービスを使って、人事関連データや、営業資料、個人情報まで管理する可能性が出てきます。
セキュリティ対策があまいと情報漏洩につながる危険性もあります。
必要に応じて、専門家を入れて対策やセキュリティチェックを入れていくと良いでしょう。
不明確な目標によるデジタル化の失敗
不明確な目標のままデジタル化を進めて、社員が使いづらい、使われないシステムになってしまうという、導入失敗の危険性もあります。
とりあえず、「デジタル化するのが良いことなんでしょ！？」と行き当たりばったりで進めてしまうことは、時々見かける事例です。
デジタル化を進めるには開発費用がかかりますし、そのために動いたメンバーもいます。デジタル化を進めていったものの、業務効率化の効果が感じられないものになってしまったら、費用の無駄遣いですし、メンバーのモチベーションまで下がってしまいます。
ゴールを明確にして、デジタル化が完了した時の、完成像をイメージして、着実に進んでいく必要があります。
業務見直しのポイント
業務のデジタル化をする前に、業務を一度見直しましょう。
デジタル化せずとも、業務効率化できる時もありますし、デジタル化を検討する前に、最適な方法を検討しておくと、デジタル化した際の効果が高くなります。
業務見直しのポイントを順を追って説明していきます。
業務を可視化して現状を把握
まずは業務を可視化して現状を把握しましょう。
どの業務にどれだけかかっているか、どこがボトルネックになっているかを把握すると良いです。
そのために、現状の業務を列挙し、業務の関連性や、誰が担当しているかなどを、まとめていきます。可視化することで、業務の理解が深まることや、メンバーが自分の担当以外の業務について知れるなど、デジタル化を進める以外にもメリットがあります。
業務フロー・プロセスを見直す
業務を可視化した資料を見ながら、業務フロー・プロセスを見直しましょう。
今の業務をデジタル化する前に、「そもそもこのフローは最適なのか」「実はここの業務は不要なのでは」という視点で、現業務を見直すと良いです。
非効率な箇所があれば、先にフローを見直し、その後デジタル化することで、更に効率をあげることができます。
デジタル化すると良いポイントを見極める
最後に、デジタル化する効果が発揮されそうなポイントを見極めましょう。
デジタル化に効果がある業務は、次のような特徴があります。
- 単純作業になっている
単純作業はコンピュータが得意とすることです。
人がやると、単純作業でもミスが発生する可能性がありますが、コンピュータに任せれば、間違いなく高速で処理できます。
- 繰り返し行うことが多い
繰り返し行うことが多い業務もデジタル化しやすいです。
繰り返し作業は、人がやると疲れたりモチベーションが下がったりしますが、デジタル化してしまえば、人の疲れや気持ちなどは気にする必要がなくなります。
- たくさんの人が情報を扱う
たくさんの人が扱う情報をデジタル化すると業務効率がアップします。
紙媒体であると、情報を受け渡すのに時間がかかったり、複数人で同時に閲覧できないなど不便です。デジタル化してデータを見れるようにしておけば、いつでも、何人でも閲覧でき、資料確認が早くなります。
まとめ
今回の記事では、DXが業務を単純にデジタル化することではない事を解説し、業務の見直しポイントについて説明しました。
デジタル化を進める前に、一度業務を可視化して、改善点を検討すると、デジタル化の効果もアップします。業務の見直しは今からでもできますので、社内で実施してみてはいかがでしょうか。
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