受発注システムとは、受発注に関する業務をWEB上で行うシステムです。特にBtoBの受発注業務の効率化を目的とし、製造業で積極的に導入が進められています。受発注システムでは、製品の受注と発注、両方のプロセスを効率的に管理できるため、在庫管理や生産ラインの調整など全てのプロセスの効率化・自動化につながります。
中小企業では、まだまだFAX・書類を使ったアナログな受注・発注方法で運用している企業もありますが、月次作業の大部分を受発注システムにまかせることができれば、大幅な業務効率化につながると考えられます。
この記事では、受発注システム導入のメリットと課題について、解説いたします。
受発注システムとは？
製造業における受発注システムとは、取引先からの受注内容を確認したり、製品の製造に必要な部品の発注をしたりすることができるシステムです。受発注をデジタル化することで、受注時と発注時に行っていた業務を大幅に自動化することができます。
受発注システム導入のメリット
受発注は重要な業務ですが、ヒューマンエラーが起きやすく、思わぬトラブルや損失の原因になりやすい業務のひとつです。また、受発注が増えれば増えるほど、受発注業務を行うための人手が必要になり、ヒューマンリソース不足に陥ることもあるでしょう。
受発注システムを導入する3つのメリットをご紹介します。
ヒューマンエラー防止
受発注業務を電話やFAXで行っていると、数値の聞き間違いや読み間違いなど、ヒューマンエラーが度々起きてしまいます。受発注業務を自動化すれば、人為的なミスはほとんど防げるようになるでしょう。
生産性の向上
受発注システムを導入することで、業務効率が向上し、人手不足の解消や生産性の向上にもつながります。また、顧客対応もスピーディになるため、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。
一元管理でDX推進
RPAやiPaaSを導入している企業なら、受発注システムを導入することで、受発注情報の一元管理ができるようになります。顧客ごとに商品の受注数や品目などの情報を記録できるため、マーケティングに活かすことも可能です。取引情報をリアルタイムで確認できるので、経営判断もスピーディーに行うことができます。
受発注システム導入のデメリット
受発注システム導入時のデメリットとしては、下記の2点が挙げられます。
- ランニングコストがかかる
- 取引先が導入していないと意味がない
それぞれ詳しくみていきましょう。
ランニングコストがかかる
受発注システムを導入するためには、初期費用がかかります。また、導入後も月々のランニングコストがかかるため、費用対効果を考える必要があるでしょう。機能を使いこなせなければ、業務効率が向上してもコスパが悪く、利益に反映されない可能性があるでしょう。
取引先が導入していないと意味がない
受発注システムを導入するためには、取引先も対応可能な受発注システムを導入している必要があります。そのため、取引先の理解が得られなければ、システムを導入しても、利用できない可能性も考えられます。
取引先とのやりとりをスムーズにするためには、受発注システムの中でもEDIが注目されています。EDIについては、このあとほど詳しく解説いたします。
受発注システムEDIとは？
受発注システムEDI（Electronic Data Interchange）は、電子データ交換の一形態で、ビジネス間で電子的な文書や情報を安全かつ効率的に送受信するためのシステムです。EDIは、伝統的な紙ベースの文書や手作業によるデータ入力を排除し、デジタル化されたデータを使用してビジネスプロセスを改善するために広く使用されています。
EDI導入のメリット
EDI導入の主なメリットは以下の通りです。
- 業務効率化：EDIを利用すれば、受発注プロセスの大部分を自動化できます。
- ペーパーレス化：注文書、請求書、出荷通知などの文書を電子形式で送受信することにより、ペーパーレス化がすすみます。
- ヒューマンエラーの減少：電子化することで、入力ミスや誤発注などのミスが減少します。
EDIはさまざまな業界で利用されており、特に物流、飲食業、製造業、ヘルスケアなどの分野で導入がすすんでいます。
従来型EDIのデメリット
大企業では、インターネットが広く普及する以前からEDIが利用されていました。そのため、かつてはIDSN回線を利用したEDI（レガシーEDI）が主流でした。
しかし、インターネット回線が広く普及したことから、ダイヤル回線を利用するIDSNは廃止の動きが広がっています。
NTT東日本と西日本は、2024年1月にINSネットのデジタル通信モードの提供を終了し、完全にIP網に移行する計画を発表しました。これは、EDIシステムで広く使用されてきたISDN回線の提供が終了することを意味します。この状況がEDI界隈では「2024年問題」として広まっています。
レガシーEDIを使用している場合は、別の通信システムへの移行が必要となります。
まとめ
受発注システムは企業にとって業務効率の向上に大きな貢献をする一方で、取引先が導入していないと使えないなど、課題もあります。
しかし最新式のEDIなら導入コストが低く、多くの企業が導入することで、業界全体の活性化がみこめるでしょう。
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