現代のビジネス環境は目まぐるしく変化しています。顧客のニーズは多様化し、市場の競争は激化の一途をたどる中、企業が持続的な成長を実現するためには働き方改革が重要な施策となります。
働き方改革の目的は、労働環境と生産性の向上ですが、これらを実現するためには業務効率化が不可欠です。
特に、企業の根幹を担うバックオフィス業務を効率化することで、企業全体の生産性向上につながります。
本記事では、バックオフィスの概要と効率化によるメリットや具体的な方法について解説します。
バックオフィスとは
バックオフィスとは、人事、労務、総務、経理などの企業の円滑な運営を支える業務を担う部門の総称です。
バックオフィスは、フロントオフィスと呼ばれる営業やマーケティングなど企業の利益に直接関わる部門を後方から支える重要な役職です。
バックオフィス業務
経理・財務：会計処理、予算管理、資産運用
人事・労務：採用、給与掲載、福利厚生、労働管理
法務：契約書作成、コンプライアンス対応
総務：施設管理、備品管理、社内行事の企画・運営
情報システム：基幹システム運用、ネットワーク管理、情報セキュリティ対策
バックオフィス業務によくある課題
バックオフィス業務においてよくある課題として、以下の3つがあげられます。それぞれ詳しく解説します。
・人手不足
・業務の属人化
・デジタル化の遅れ
人手不足
バックオフィスでよくある課題のひとつが、人手不足です。
繁忙期や閑散期など時期によって業務量の差が激しく人員の配置が難しいうえに、直接的な利益を生み出すわけではないため採用コストを割きにくいことが原因として挙げられます。
また専門的な知識やスキルを求められることが多く、近年深刻化している人材不足の影響からも、バックオフィス業務は人材確保が困難な傾向があります。
そのため、少ない人数で広範囲にわたる業務をこなさなければならず、業務負担が大きくなってしまいがちです。
業務の属人化
バックオフィスでは業務の属人化が発生しやすい点も、よくある課題として挙げられます。
バックオフィス業務では専門的な知識やスキルが必要とされる場面が多く、さらに先にあげた人手不足の影響から特定の担当者に業務が集中しやすいため、業務の属人化が発生しやすくなります。
属人化が進むと、業務の標準化や可視化が難しくなり、以下のような問題が発生します。
- 引継ぎがスムーズにいかない
- ミスが発生しやすい
- 業務効率が低下する
デジタル化の遅れ
バックオフィスはフロントオフィスと比較して、デジタル化の遅れが課題になっています。
ペーパレス化の推進が叫ばれる中で書類や印鑑を用いたアナログ業務から抜け出せていない企業は少なくありません。紙ベースでの業務は、複数人で同時作業ができない、紙や印刷代にコストがかかる、承認に時間がかかるなどのデメリットがあります。
また時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を可能とするテレワーク推進の阻害要因となってしまいます。
バックオフィス業務自動化・効率化のメリット
バックオフィス業務を効率化することで、企業が得られるメリットをご紹介します。
コスト削減
自動化・デジタル化によってバックオフィス業務の効率化が実現されると、人件費を大幅に削減することができます。また、ペーパレス化によりアナログ業務で発生していた紙や印刷代などのコストも削減できます。
生産性向上
バックオフィス業務は企業の根幹を担う重要な業務です。そのためバックオフィス業務を効率化することで、フロントオフィスの業務も円滑に機能するようになり企業全体の生産性が向上します。
ヒューマンエラーの防止
バックオフィス業務ではデータの入力や集計、照合といった業務が手作業で行われる場合が多いため、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなってしまいます。ツール導入などで業務を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
バックオフィスを効率化する方法
バックオフィスの業務を効率化する方法を３つ紹介いたします。
RPAの導入
RPA（Robotic Process Automation）とは、人間が日々パソコンで行っている業務をロボットによって自動化することができる技術です。24時間365日稼働することができるため、データ入出力やデータチェックといった業務をRPAに置き換えることで大幅な業務削減につながります。
クラウドサービスの活用
クラウドサービスとは、インターネットを通じてさまざまなサービスを利用できるしくみです。近年では会計ソフト、人事労務システム、文書管理システムなど、バックオフィス業務で利用する多くのソフトウエアがクラウドサービスとして提供されています。クラウドサービスを利用することで、初期費用や運用コストを抑え、場所や時間に縛られずに業務を行うことができます。
アウトソーシング
アウトソーシングとは、社内の業務の一部を社外へ委託することです。人員不足や専門知識を必要とする場合などに有効です。アウトソーシングで派遣される社員は専門的な知識や経験をもっている場合が多いので即戦力としての活躍が期待できます。
まとめ
今後、AIやRPAなどの先進技術の進化や、クラウドサービスの普及により、バックオフィス業務の効率化がさらに加速していくことが予想されます。
バックオフィス業務の効率化は、人手不足の解消、コスト削減などの様々なメリットをもたらし、企業の競争力を高め、持続的な成長を実現することができます。
まだDX推進に取り組めていない企業は、バックオフィス業務の効率化から始めてみてはいかがでしょうか。
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